In 5 stappen mails automatisch laten sorteren in Gmail

30 oktober 2024

Veel fotografen, videografen en andere ondernemers zien door het bos de bomen niet meer in hun mailbox. Misschien gebruik jij wel al methodes om je mailbox te sorteren. Maar wist je dat je ook mails automatisch kan laten sorteren in specifieke mappen? Ik laat je zien hoe je dit kan doen in Gmail, door middel van filters in 5 gemakkelijke stappen.

Stap 1: Ga naar jouw Gmail en/of log in. Klik vervolgens recht bovenin op het tandwieltje en vervolgens op de knop “Alle instellingen bekijken”.

Stap 2: Ga naar het tabblad ‘Filters en geblokkeerde adressen’ in de instellingen en selecteer ‘Een nieuw filter maken’.

Stap 3: In het vak dat verschijnt, stelt je de criteria in voor de e-mails die u wilt labelen. Je kan een of meer voorwaarden invoeren in de velden zoals: Van, Onderwerp, Heeft de woorden of Grootte. Klik op ‘Filter maken’.

Als voorbeeld: Ik wil graag alle facturen die binnenkomen verzameld hebben in de map facturen. Zodat ik alles overzichtelijk bij elkaar heb. En niet iedere maand mijn mailbox moet afzoeken, om alle facturen te downloaden of door te sturen naar mijn boekhouder/boekhoud programma.

Ik heb facturen van Nederlandse bedrijven maar ook facturen vanuit het buitenland. Ik wil alleen de mails met bijlage in de map hebben. Dus ik vul het volgende in en klik vervolgens op “filter maken”

Stap 4: Vervolgens kan je kiezen welke acties je allemaal aan deze filter wilt koppelen. Ik wil bijvoorbeeld dat alle mails automatisch onder het label “facturen” komen te staan, dat ze nooit in de spam komen maar ook naar een apart e-mail adres worden gestuurd zodat mijn boekhouder ze ook meteen heeft (want hij heeft de inloggegevens van dat e-mail adres).

Als je een label wilt maken, kies je ‘Nieuw label’, geef je het label een naam en nest je het eventueel in een bestaand label. Hiermee wordt tegelijkertijd automatisch een map voor het label gemaakt.

Stap 5: Alles na wens ingevuld en ingesteld? Klik dan op de knop “Filter maken”. Voila, de filter is aangemaakt. Vanaf worden alle toekomstige e-mails die aan de criteria voldoen verwerkt zoals je hebt aangegeven in de filter. Dit zie je in je inbox, maar ook in de labelmap en/of het toegevoegde doorstuur mailadres.

Denk je nu “Ik wil SUPER graag meer hulp bij het inrichten van achterkant van mijn bedrijf, door het te optimaliseren en waar nodig te automatiseren?” Dan is mijn programma THE SHIFT misschien wel iets voor jou. Of mijn e-book met businesstool waarin ik alle tools deel die mijn workflow efficiënter maken.



SHARE THIS STORY